Prestar contas da bolsa de estudos é uma das obrigações que deve ser cumprida por todos os bolsistas brasileiros. Em geral, ela está prevista no Termo de Concessão da Bolsa e nas normas das agências de fomento, e tem como objetivo garantir a transparência e a correta utilização dos recursos públicos investidos pela sociedade na sua formação.
Para que essa etapa seja realizada de maneira adequada, evitando maiores problemas, é necessário que o bolsista guarde a documentação produzida durante o período de recebimento de recursos.
Mas qual é essa documentação?
Este artigo tem como objetivo orientar os bolsistas sobre quais documentos devem ser guardados para prestar contas, com foco em situações específicas, como o cumprimento do período de interstício, o recebimento de taxa de bancada e os casos de assédio moral e adoecimento mental.
Além disso, serão apresentadas informações sobre os prazos pelo qual se recomenda aos bolsistas manter a guarda desses documentos (depois dos quais eles poderão ser eliminados), de acordo com as normas de diferentes agências de fomento.
Documentos a serem guardados no período de interstício
As bolsas de estudo internacionais oferecidas pela Capes e pelo CNPq impõem a obrigação de retorno ao país após a conclusão dos estudos para o cumprimento do período de interstício. Esse período, que deve ser igual ao período de duração da bolsa, é uma exigência contratual que visa garantir o retorno dos conhecimentos adquiridos ao Brasil.
O não cumprimento do período de interstício impõe algumas consequências, como a necessidade de restituir os valores da bolsa e, em alguns casos, impedimento para futuras concessões de fomento.
Para comprovar o cumprimento do período de interstício, os bolsistas precisam guardar e apresentar os seguintes documentos:
- Passagens aéreas: Bilhetes de ida e volta.
- Certidão de Movimentos Migratórios: Comprova o histórico de entradas e saídas do país, sendo capaz de demonstrar a permanência do pesquisador em território nacional. Pode ser obtido junto a alguma agência da Polícia Federal ou no Portal do Gov.br
Documentos a serem guardados em relação ao recebimento de taxa de bancada
A taxa de bancada é um recurso destinado a cobrir despesas relacionadas à pesquisa, como insumos de laboratórios, participação em eventos e aquisição de livros.
Durante um processo de prestação de contas é preciso comprovar que a taxa de bancada foi aplicada conforme as regras estabelecidas. Com esses documentos em mãos o bolsista evita questionamentos sobre o uso dos recursos, garantindo o cumprimento das obrigações contratuais. Os documentos a guardar são:
- Notas fiscais: Comprovantes de compra de materiais, equipamentos, serviços e outros gastos realizados com a taxa de bancada – o ideal é sempre digitalizar ou fazer um xerox, pois as notas fiscais impressas por calor perdem visibilidade após algum tempo.
- Recibos: A não emissão de nota fiscal deve ser excepcional, sendo imprescindível obter recibos detalhados e que permitam o rastreamento do fornecedor.
- Orçamentos: Cópias dos orçamentos solicitados antes da realização das compras – ao menos 3.
- Relatórios de atividades: Documentos que descrevem como os recursos da taxa de bancada foram utilizados e quais os resultados obtidos.
Documentos a serem guardados em casos de assédio moral
Infelizmente, alguns bolsistas enfrentam situações de assédio moral ao longo de suas trajetórias acadêmicas. Esse tipo de abuso pode ter consequências graves, impactando não apenas a saúde mental e emocional do pesquisador, mas comprometendo seu desempenho acadêmico. Algumas vezes, essa situação se torna tão insustentável que o bolsista acaba abandonando os estudos, sacrificando anos de dedicação.
Ocorre que a não finalização dos estudos financiados com recursos públicos pode gerar a obrigação de ressarcimento dos valores recebidos. Essa obrigação poderá ser afastada nos casos de comprovação de caso fortuito/força maior, sendo o assédio moral uma dessas possibilidades.
Nesse contexto, preservar documentos e provas relevantes e buscar orientação desde o início das ocorrências é o melhor caminho para comprovar o assédio moral. Essas medidas ajudam a proteger seus direitos e servem de base para a resolução de possíveis problemas com a agência de fomento no futuro.
Entre os documentos e provas a serem guardados estão:
- E-mails: Todas as mensagens trocadas com o assediador, incluindo e-mails ofensivos (se houver) ou que demonstrem comportamento inadequado.
- Mensagens: Cópias de mensagens de texto, conversas por aplicativos e outras formas de comunicação.
- Documentos: Quaisquer documentos que possam comprovar o assédio, como relatórios, avaliações, etc.
- Testemunhas: Nomes, contatos e depoimentos de testemunhas que possam confirmar as ocorrências.
- Gravações: Gravações de conversas com o assediador também podem servir como prova, sejam de áudio ou vídeo.
Atenção: A gravação telefônica feita por um interlocutor sem o conhecimento do outro é lícita e não necessita de ordem judicial, podendo ser feita por aplicativos.
Documentos a serem guardados em casos de adoecimento mental ou crises de saúde
O adoecimento mental e as crises de saúde podem ter um impacto profundo na capacidade de um bolsista de manter o desempenho acadêmico e cumprir os requisitos de seu programa. Muitas vezes, esses problemas de saúde podem levar a um afastamento temporário das atividades acadêmicas, o que pode afetar o andamento e os prazos relacionados ao seu projeto de pesquisa.
Para garantir que essa situação não prejudique suas responsabilidades acadêmicas e para solicitar eventuais prorrogações de prazo ou exoneração da obrigação de ressarcimento, é importante manter documentos atrelados aos tratamentos de saúde devidamente organizados.
Ao manter registros desde o início, você estará melhor preparado para justificar a necessidade de afastamento e negociar soluções com as agências de fomento ou instituições acadêmicas. Além disso, esses documentos servirão como suporte para garantir que seus direitos sejam respeitados durante períodos difíceis.
Os documentos listados a seguir servem como comprovação:
- Prontuários médicos: Documentos que descrevem o diagnóstico, o tratamento e a evolução da doença.
- Receitas médicas: Comprovante da prescrição de medicamentos.
- Laudos médicos: Documentos emitidos por médicos especialistas que atestam a incapacidade para o trabalho e estudos, podendo incluir relatórios de acompanhamento psicológico.
- Atestados médicos: Documentos que justificam as faltas às atividades acadêmicas.
- Trocas de mensagem com colegas de trabalho, amigos e parentes: Evidenciam a ocorrência dos momentos de crise, ajudam na construção da narrativa e dão força para comprovação do processo de adoecimento.
- Depoimento de testemunhas: Narrativa escrita de pessoas que tenham presenciado momentos de crise, choro, ansiedade, depressão, etc..
Prazos para guarda dos documentos
A guarda de documentos é o ato de armazenar em local seguro e preservar registros importantes para utilização posterior em caso de necessidade. Manter uma organização constante desses documentos facilita a prestação de contas e a transparência a respeito da utilização dos recursos públicos recebidos e utilizados pelos bolsistas. Os prazos para a conservação desses documentos variam de acordo com as normas de cada agência e podem estar sujeitos a alterações.
É imprescindível que os bolsistas consultem os regulamentos específicos da agência financiadora para obter informações sobre os prazos e os tipos de documentos a serem guardados. Geralmente, o período de guarda deve abarcar 5 anos após o prazo de prestação final de contas à agência de fomento, pois este é o prazo decadencial para que haja abertura de processo de cobrança em desfavor do pesquisador.
Entretanto, como existem diferentes momentos para o início da contagem desse prazo, a depender de como as obrigações foram estipuladas no Termo de Concessão e do que estipula a normativa interna que regula cada bolsa, recomendamos sua guarda por um período de 10 anos após a prestação final e contas.
É fundamental que os pesquisadores estejam atentos aos prazos e às exigências específicas de cada agência de fomento. Cada caso é único e exige uma análise individualizada. A VRP Advocacia e Consultoria possui experiências em casos de Direito Educacional e Administrativo e oferece um atendimento personalizado para atender às suas necessidades específicas. Analisamos sua situação e elaboramos uma estratégia jurídica sob medida para garantir a sua segurança jurídica.
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