A aprovação da proposta de novação não encerra a relação do(a) ex-bolsista com a Capes ou com o CNPq, apenas substitui a dívida original por novas obrigações – que precisam ser executadas e comprovadas. Este artigo explica como funciona a prestação de contas após aprovação da novação, qual relatório entregar em cada agência, em que prazo e quais cuidados tomar para que a cobrança não seja reaberta.
PONTOS PRINCIPAIS
- O Termo de Novação é o documento que rege as obrigações do(a) ex-bolsista perante a agência.
- Na Capes, a prestação de contas é feita pelo Relatório Técnico e deve ser entregue em até 60 dias após o fim da vigência da novação.
- No CNPq, a prestação de contas é feita pelo Relatório de Execução do Objeto e deve ser entregue em até 60 dias após o fim da vigência.
- Documentar tudo desde o primeiro mês de execução garante uma prestação de contas tranquila.
- Nenhuma alteração nas obrigações pactuadas pode ser feita sem autorização prévia da agência.
- Prestar contas de forma inadequada pode levar à reabertura da cobrança.
A aprovação da proposta de novação é, sem dúvida, um momento de alívio para ex-bolsistas no exterior que viviam sob a sombra de uma cobrança da Capes ou do CNPq. Mas, ao contrário do que muitos imaginam, a aprovação da novação não encerra a relação com a agência de fomento — ela apenas troca o que o(a) ex-bolsista deve à União: em vez de ressarcimento financeiro ou retorno ao Brasil, ele(a) passa a dever obrigações alternativas pactuadas no Termo de Novação.
E é justamente aqui que surge uma lacuna onde atendemos muitos pesquisadores: depois de toda a energia investida na elaboração e aprovação da proposta, quase ninguém sabe ao certo como prestar contas dessas obrigações, em quais sistemas, com qual conteúdo e em qual prazo. Pior: erros nessa fase podem reativar todo o processo de cobrança, agora com a dívida cheia.
Neste artigo, explicamos como funciona a prestação de contas após aprovação da novação, com base nas Portarias Capes nº 287/2023 e CNPq nº 1.594/2023 e na experiência prática do nosso escritório.
O que muda com a assinatura do Termo de Novação
Aprovada a proposta, é assinado o Termo de Novação, documento que substitui a obrigação original (retorno ao Brasil e cumprimento do período de interstício, ou ressarcimento dos valores) por outras atividades de relevância estratégica para o desenvolvimento da Ciência, Tecnologia e Inovação no país.
A partir da assinatura, o foco do(a) ex-bolsista deixa de ser “conseguir a aprovação” e passa a ser executar o que foi prometido e comprovar que foi feito dentro dos prazos e nos moldes previstos no Termo de Novação. Toda a estratégia de prestação de contas após aprovação da novação precisa estar ancorada nesse documento, porque é ele que define as atividades, metas, indicadores e cronograma.
Capes: Relatório Técnico
Na Capes, o instrumento central da prestação de contas após aprovação da novação é o Relatório Técnico, previsto no art. 24 da Portaria nº 287/2023. O prazo para entrega do Relatório Técnico é de até 60 dias após o término da vigência da novação, e o relatório deve incluir:
- relato das atividades executadas, com dados qualitativos e quantitativos;
- cópias dos comprovantes de execução, quando cabível;
- informações sobre premiações e divulgações na mídia relacionadas às atividades, sempre citando a Capes;
- justificativas para qualquer resultado previsto que não tenha sido atingido.
A prática mostra que o Relatório Técnico não é um documento que se monta às pressas no fim do projeto. Ele consolida tudo o que foi produzido ao longo de meses (ou anos) de execução. Sem documentação organizada desde o início, corre-se o risco de perder evidências importantes pelo caminho.
CNPq: Relatório de Execução do Objeto – REO
No CNPq, o instrumento equivalente é o Relatório de Execução do Objeto (REO), regulado pelo art. 25 da Portaria nº 1.594/2023. O prazo para entrega do REO também é de 60 dias após o fim da vigência da novação, e o conteúdo exigido inclui:
- descrição das atividades executadas, com dados qualitativos e quantitativos;
- comparativo entre as metas previstas e os resultados alcançados;
- cópias dos comprovantes da execução das atividades e obrigações, quando cabível;
- justificativas em caso de não atingimento de algum resultado;
- informações sobre premiações e divulgação na mídia, com menção ao CNPq.
O REO é submetido pela Plataforma Carlos Chagas e, quando aprovado, encerra formalmente a obrigação. Foi exatamente esse o desfecho conquistado em um caso emblemático conduzido pela VRP, no qual o CNPq reconheceu, retroativamente, a validade das atividades já executadas pela ex-bolsista — e o último passo foi justamente a formalização do REO.
Quando prestar contas (e por que vale prestar antes do prazo)
A regra geral é simples: o Relatório Final deve ser enviado em até 60 dias após o término da vigência da novação. Esse é o marco obrigatório e podem haver outros relatórios previstos no Termo de Compromisso.
Na prática, no entanto, recomendamos uma postura mais ativa:
- produzir relatórios parciais anuais ou semestrais, mesmo sem exigência expressa;
- enviar atualizações ao órgão sempre que houver solicitação formal ou quando algum marco relevante do projeto for atingido;
- manter um repositório seguro com todos os comprovantes ao longo da execução.
Essa rotina não substitui o relatório final, mas reduz drasticamente o risco de surpresas e resguarda o(a) pesquisador(a) caso surjam questionamentos administrativos.
O que documentar ao longo da execução
A regra de ouro é que se uma atividade não estiver documentada, ela não existiu para a agência. Por isso, oriente sua rotina de execução para produzir e arquivar, desde o primeiro mês, todos os documentos abaixo:
- versão assinada do Termo de Novação e cronograma original do projeto;
- comprovantes de participação em eventos, aulas e reuniões;
- artigos submetidos ou publicados, com indicações de coautorias com pesquisadores brasileiros;
- e-mails e mensagens que comprovem entregas e interações com instituições parceiras;
- comprovantes de orientações, supervisões e bolsas geridas;
- passagens, hospedagens e gastos vinculados ao projeto;
- registros de premiações e menções na mídia, com citação à Capes ou ao CNPq.
Uma sugestão prática que damos aos nossos clientes é organizar tudo em pastas digitais separadas (Termo, Cronograma, Relatórios Parciais, Evidências, Comunicação Institucional, Justificativas, Relatório Final), de modo que, ao final, montar o relatório final seja um exercício de consolidação — não de arqueologia.
E se algo precisar mudar no meio do caminho?
Imprevistos acontecem. Uma parceria não se concretiza, um artigo é rejeitado, uma viagem é cancelada, um curso muda de formato. Nada disso, em si, inviabiliza a novação.
Como já vimos, nenhuma alteração relevante pode ser feita sem autorização prévia da agência. Quando surgir a necessidade de mudança, o caminho é:
- enviar justificativa formal explicando a razão da alteração;
- apresentar proposta alternativa com objetivos, prazos e indicadores claros;
- aguardar o parecer da Capes ou do CNPq antes de executar a atividade modificada.
Atividades realizadas “por conta própria”, sem autorização, podem simplesmente não ser consideradas na análise final, gerando obrigação de ressarcimento proporcional ao trecho não cumprido.
O que acontece se a prestação de contas não for adequada
Se o relatório final não for enviado, for entregue de forma incompleta ou for reprovado pela agência, será instaurado processo administrativo para apurar o descumprimento e reativar (ou iniciar) a cobrança. Os desdobramentos costumam ser:
- ressarcimento proporcional às atividades efetivamente não cumpridas;
- inscrição em Dívida Ativa da União e no CADIN, com restrições para celebrar contratos públicos e receber recursos federais;
- discussão administrativa ou cobrança judicial, em caso de discordância.
A boa notícia é que, com organização e acompanhamento correto, esse cenário é perfeitamente evitável e, mesmo quando a agência se equivoca, há caminhos de defesa.
Como a VRP apoia ex-bolsistas na prestação de contas após aprovação da novação
A prestação de contas após aprovação da novação exige disciplina documental, leitura técnica do Termo de Novação, atenção a prazos e diálogo proativo com a agência. Cada relatório enviado é, em última análise, uma peça de defesa antecipada: se um dia a Capes ou o CNPq questionarem o cumprimento, será nesses documentos que estará a sua resposta.
Oferecemos acompanhamento jurídico contínuo durante toda a execução do projeto, da elaboração de relatórios parciais à interlocução com as agências e à eventual defesa em caso de cobrança.Se você teve uma novação aprovada e quer atravessar essa fase com segurança, fale com a nossa equipe e conheça nossa assessoria especializada em novação Capes e CNPq.
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Perguntas frequentes
Na Capes, a entrega é feita pelos sistemas oficiais de acompanhamento do egresso, em especial o Sistema de Controle de Bolsas e Auxílios (SCBA). No CNPq, o REO é submetido pela Plataforma Carlos Chagas, ambiente em que o(a) ex-bolsista também consulta sua situação cadastral. Em qualquer dos casos, vale conferir, no Termo de Novação, se há previsão específica sobre o canal de envio.
O prazo é improrrogável por regra, mas atrasos administrativos justificáveis podem ser tratados mediante comunicação formal e fundamentada com a agência. O caminho recomendado é antecipar-se ao prazo: se você percebe que o cumprimento será apertado, protocole um pedido formal de prorrogação ou apresente um relatório parcial demonstrando o estágio das atividades.
A orientação prática é manter toda a documentação por, no mínimo, cinco anos contados da aprovação da prestação de contas final. Esse prazo também dialoga com regras gerais de prescrição administrativa e com eventuais auditorias de órgãos de controle, como TCU e CGU.
A aprovação se materializa em um ato formal da agência, que pode ser consultado nos sistemas oficiais (SCBA na Capes, Plataforma Carlos Chagas no CNPq) e, em geral, é comunicado ao(à) ex-bolsista por meio do canal de notificações cadastrado.
Sim. Caso a agência entenda que parte das obrigações foi cumprida e parte não, é possível que a aprovação seja parcial — com ressarcimento proporcional ao que não foi executado. Esse cenário também pode ser objeto de defesa administrativa, especialmente quando há justificativas plausíveis para o não cumprimento de algum item.
A reprovação não é o fim da linha. Há prazo e via formal de recurso administrativo e, em muitos casos, é possível reverter a decisão com a apresentação de documentos complementares ou esclarecimentos adicionais. Nessa etapa, o acompanhamento jurídico especializado costuma fazer diferença, já que a forma e o conteúdo do recurso definem as chances de êxito.
Não há exigência legal de advogado para a entrega do Relatório Técnico ou do REO. A atuação jurídica, no entanto, é especialmente útil quando há risco de reprovação, cobrança em andamento, alteração relevante no projeto ou histórico de comunicação difícil com a agência.
