Este texto é direcionado para pesquisadores e estudantes com bolsas concedidas pela Capes ou CNPq para realizar pesquisas e pós-graduações de alto nível. Após dedicação às atividades propostas nos projetos de pesquisa e aprimoramento acadêmico, é necessário prestar contas dos recursos financeiros e técnicos recebidos – sejam eles bolsas de estudo, auxílios deslocamento, seguros de vida, taxas de bancada, dentre outros.
Elaborar relatórios e juntar documentos que comprovem o cumprimento das obrigações é etapa fundamental na prestação de contas e finalização dos projetos. No entanto, muitos pesquisadores não cumprem essa etapa dentro do prazo estabelecido ou o fazem de forma inadequada, podendo ser obrigados a ressarcir os valores recebidos.
Nesse artigo, vamos esclarecer essas dúvidas e fornecer dicas para um processo tranquilo de prestação de contas para bolsistas Capes e CNPq.
De onde surge a obrigação de prestação de contas?
A obrigação de prestar contas para ex-bolsistas de Capes e CNPq surge de dispositivos legais e normativos que regem a concessão de bolsas de estudo. Na maioria dos casos, os estudantes ou pesquisadores assinam um Termo de Concessão de Bolsa ou Termo de Outorga, um contrato que define as partes envolvidas, os valores a serem recebidos, a duração da bolsa e os prazos e normas para prestação de contas.
No caso de ex-bolsistas no exterior que apresentam propostas de novação como prestação de contas, deve ser assinado o Termo de Novação, que define as regras dessa nova relação estabelecida com as agências de fomento.
Capes e CNPq, como agências de fomento governamentais, exigem transparência e responsabilidade no uso dos recursos públicos. Portanto, prestar contas é um dever de todos os bolsistas e ex-bolsistas, previsto nos regulamentos internos das instituições e nos termos de concessão das bolsas.
Essas agências monitoram o uso adequado dos recursos destinados à pesquisa e ao desenvolvimento acadêmico. Portanto, é essencial que os bolsistas demonstrem que os recursos foram utilizados conforme os objetivos propostos em seus projetos de pesquisa.
Como prestar contas dos recursos recebidos da Capes e do CNPq?
A prestação de contas envolve a entrega de documentos específicos que comprovem o uso dos recursos recebidos de acordo com as finalidades previstas. Aqui estão os passos básicos para realizar a prestação de contas:
- Leitura dos editais, normas e termos de concessão: Tanto a Capes quanto o CNPq estabelecem regras e orientações específicas para a prestação de contas. É fundamental ler esses documentos para entender as exigências e os procedimentos.
- Organização dos documentos: É necessário reunir todos os documentos que comprovem o uso dos recursos, tais como recibos, notas fiscais, certificados, diplomas, comprovantes de pagamento de despesas, relatórios de atividades, e qualquer outro documento que demonstre a aplicação dos fundos em atividades relacionadas ao projeto de pesquisa.
- Preenchimento dos formulários: As agências fornecem formulários específicos que devem ser preenchidos com as informações necessárias sobre o uso dos recursos. Certifique-se de fornecer todas as informações solicitadas de forma clara e precisa.
- Envio dos documentos: A prestação de contas deve ser enviada dentro do prazo estipulado pelas agências. Normalmente, isso pode ser feito online, através das plataformas digitais das próprias agências. Verifique os canais adequados para o envio e certifique-se de seguir todos os procedimentos indicados. No caso da Capes, a prestação de contas é realizada pelo Sistema SCBA. Com o CNPq, ela deve ser enviada pela Plataforma Carlos Chagas.
A agência de fomento analisará cuidadosamente os documentos e a comprovação das atividades realizadas. Caso tudo esteja de acordo e as obrigações tenham sido cumpridas de maneira adequada, a agência poderá reconhecer a quitação das obrigações e expedir uma certidão de quitação. Essa certidão é um documento oficial que atesta que você cumpriu integralmente as obrigações estabelecidas e que sua dívida está quitada.
O reconhecimento da quitação por meio da certidão garante que você esteja livre de qualquer obrigação pendente com a agência de fomento. Essa certidão é um comprovante oficial que pode ser utilizado para diversos fins, como regularização de pendências, comprovação de quitação e demonstração do cumprimento das obrigações estabelecidas.
Como prestar contas em caso de novação?
Quando um pesquisador não consegue cumprir com o período de interstício ou ressarcir os valores recebidos para financiar sua formação, ele pode realizar uma novação, propondo obrigações alternativas.
Periodicamente, os pesquisadores devem apresentar uma prestação de contas, documentando e comprovando o cumprimento das obrigações alternativas estabelecidas no Termo de Novação. O não cumprimento dessas obrigações pode acarretar um processo administrativo de cobrança e, consequentemente, na obrigatoriedade de restituição financeira dos valores recebidos.
Nesse contexto, a prestação de contas se torna uma medida de transparência e responsabilidade, assegurando que os compromissos assumidos no âmbito da novação sejam devidamente cumpridos. A comprovação do alcance dos objetivos e metas estabelecidos reforça o comprometimento dos pesquisadores com o avanço do conhecimento científico e tecnológico, bem como com a eficiência dos recursos públicos empregados na pesquisa.
Produzir provas sólidas sobre a execução das obrigações alternativas propostas na novação é essencial para garantir a transparência e a veracidade do processo. Uma série de atividades podem ser realizadas para demonstrar a efetiva implementação das ações pactuadas. Aqui estão alguns exemplos de atividades e maneiras de comprovar sua execução:
- Orientação de alunos no Brasil: Realizar a coorientação de alunos em cursos de mestrado e doutorado no Brasil, documentando a supervisão, interação e produção conjunta, como trabalhos, artigos e teses;
- Publicações científicas: Produzir em autoria e coautoria artigos a serem publicados em periódicos e apresentados em eventos internacionais e nacionais com pesquisadores radicados no Brasil, acompanhados de comprovantes das publicações;
- Promoção de aulas e cursos: Ofertar cursos de curta duração em pós-graduação no Brasil, comprovando a programação, materiais de aula, inscrições dos alunos e avaliações;
- Colaboração com instituições brasileiras: Realizar pesquisas científicas em conjunto com pesquisadores brasileiros, mantendo registros de reuniões, trocas de informações e resultados conjuntos;
- Produção de relatórios: Preparar relatórios detalhados das atividades realizadas, indicando datas, descrições, resultados alcançados e evidências, como fotos, e-mails e atas de reuniões. Além de relatórios parciais, Capes e CNPq exigem que os ex-bolsista enviem relatórios finais em até 60 dias após a realização das obrigações, o Relatório Técnico para a Capes e o Relatório de Execução do Objeto para o CNPq;
- Certificados e documentos: Obter certificados, declarações ou documentos de reconhecimento das instituições de ensino ou pesquisa, confirmando a participação e contribuição nas atividades.
A combinação dessas atividades e evidências proporciona uma base robusta para comprovar a execução das obrigações alternativas. Manter um registro detalhado e organizado de cada etapa contribui para a transparência e efetividade do processo de prestação de contas em projeto de novação, Capes e CNPq, assegurando o cumprimento dos compromissos assumidos e fortalecendo a confiança entre os pesquisadores e as agências de fomento.
Flexibilidade na execução das obrigações alternativas na novação
Entendemos que podem surgir situações imprevistas que afetem o cumprimento das obrigações alternativas previstas na novação. Caso você não consiga realizar as ações dentro do prazo estipulado, ou surjam oportunidades para a execução de ações complementares, ou mesmo a substituição de algumas das obrigações pactuadas, é importante adotar uma abordagem transparente e proativa.
Mantenha uma comunicação constante com a agência de fomento, demonstrando sua boa-fé e disposição em cumprir com os compromissos assumidos. Explique as razões pelas quais as circunstâncias mudaram e proponha soluções alternativas que estejam alinhadas com os objetivos da novação. Manter a agência de fomento informada é fundamental para evitar eventuais mal-entendidos ou consequências negativas.
Em último caso, se as modificações forem necessárias e não for possível executar as obrigações originais nos termos previstos, você pode considerar solicitar o aditamento da novação. O aditamento envolve uma revisão das contrapartidas estabelecidas e pode ser realizado mediante negociação com a agência de fomento.
Vale lembrar que a novação possui um prazo limite de execução, que deve ser compatível com a duração das bolsas, e essa limitação também deve ser considerada ao propor modificações.
A chave para lidar com possíveis mudanças na execução das obrigações alternativas é a transparência, a comunicação aberta e a busca por soluções que ainda possam atender aos interesses das partes envolvidas. A agência de fomento compreende que as situações podem evoluir e está disposta a considerar alternativas desde que estejam de acordo com os objetivos da novação e o benefício da ciência, tecnologia e inovação.
Consequências de não prestar contas de forma adequada
Não prestar contas de forma adequada ou dentro do prazo pode resultar em uma série de consequências negativas, tanto para o pesquisador quanto para o andamento de futuras pesquisas. As possíveis consequências incluem:
- Bloqueio de novas bolsas: Pesquisadores que não prestam contas adequadamente podem ser impedidos de receber novas bolsas de estudo da Capes ou do CNPq, o que pode afetar diretamente suas atividades de pesquisa e desenvolvimento profissional.
- Devolução dos recursos: Caso seja constatado uso inadequado dos fundos ou a ausência de comprovação do uso dos mesmos, as agências podem exigir a devolução dos recursos recebidos.
- Processos administrativos e judiciais: Em casos mais graves, a não prestação de contas pode levar a processos administrativos e até judiciais, com implicações legais e financeiras para o ex-bolsista.
- Danos à reputação profissional: A falha em prestar contas pode afetar negativamente a reputação do pesquisador no meio acadêmico e científico, dificultando futuras colaborações e parcerias.
A prestação de contas é um dever para todos os bolsistas e ex-bolsistas da Capes e do CNPq. Além de cumprir uma exigência legal, é uma forma de demonstrar responsabilidade e comprometimento com o uso transparente e ético dos recursos públicos destinados à pesquisa. Portanto, mantenha-se organizado, siga as orientações das agências e não deixe de prestar contas no prazo estipulado. Dessa forma, você contribui para a continuidade e credibilidade dos programas de fomento à pesquisa no Brasil.
Assessoria jurídica na prestação de contas e diálogo com a agência de fomento
A jornada para cumprir obrigações alternativas e realizar a prestação de contas junto à agência de fomento pode ser complexa e desafiadora. Nesse contexto, contar com o apoio de uma assessoria jurídica especializada torna-se fundamental para garantir que todo o processo ocorra de maneira fluida e sem contratempos.
A Valente Reis Pessali Advocacia e Consultoria é reconhecida no Brasil como uma referência na área de acompanhamento e assessoria jurídica para pesquisadores que possuem vínculos com a Capes e o CNPq.
Ao contar com nossos serviços, você estará assegurando uma abordagem estratégica e jurídica eficaz para o processo de prestação de contas e diálogo com a agência de fomento. Nossa equipe compreende as nuances desse processo e está pronta para oferecer orientações jurídicas, análise minuciosa de documentos, elaboração de estratégias de defesa e interlocução eficaz com a agência.
Assegurar que todo o processo seja conduzido dentro dos parâmetros legais e regulatórios é de extrema importância para evitar complicações futuras. A assessoria jurídica proporciona a tranquilidade necessária para que você possa concentrar-se em cumprir suas obrigações e alinhar-se aos compromissos assumidos. Entre em contato!